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中央電視臺廣告合同簽訂等業務流程

2015-8-25 10:42:48來源:

       第一條  業務預約

       (一) 關注我中心微信預約平臺,首次使用的用戶需要提交身份認證信息,如提交的認證信息與我中心廣告業務管理系統(ADM)中所登記的代理公司媒介員信息一致,則用戶通過審核后,可以使用微信平臺預約辦理廣告業務。如代理公司沒有在我中心注冊,需與渠道管理科聯系,咨詢我臺廣告代理資質的辦理事宜。如媒介員未在我中心廣告業務管理系統(ADM)中注冊或身份信息不完善,則代理公司需要出具相關證明,交到渠道管理科進行媒介員身份信息的錄入和完善。信息完善后的用戶經審核后,可以使用微信平臺預約辦理廣告業務。

      (二) 媒介員通過微信預約系統預約未來5個工作日內需辦理的業務,并在系統中選擇所需辦理業務的具體類型,并在備注中具體描述。

      (三) 預約人員必須在各廣告公司向廣告中心報備的媒介員名單中,沒有進行報備的人員不得預約。

      (四) 臨時緊急業務預約。如果媒介員在大廳臨時有新的業務辦理需求,可在接待處進行當日現場微信預約,預約通過審核后 按叫號順序辦理業務。

      (五) 預約結果回復。合同執行科判定產品是否已發布,并在微信預約系統中做回復,如果回復不通過會注明原因,涉及到相關科組對預約不通過所缺失的資料或產品進行完善,并在微信中回復解決時間,原則不超過2個工作日。

      (六) 未通過預約的媒介員可根據相關科組回復的業務要求或產品發布時間再進行預約。

      (七) 預約激活。媒介員到業務大廳后,需對預約號碼進行激活,合同簽訂員在簽訂區域通過系統叫號,媒介員根據語音及屏幕提示到相應柜臺辦理業務。

      (八) 微信預約廣告銷售合同簽訂的業務類型

      媒介員辦理廣告銷售合同的相關業務,微信預約的類型:

      1. 招標合同、招標合同-新簽、招標合同-退播、招標合同-退款、招標合同-補播、招標合同-取送文、招標套售

      2. 常規合同、常規合同-新簽、常規合同-退播、常規合同-退款、常規合同-補播、常規合同-取送文 

     第二條  銷售合同簽訂

     一、 銷售合同簽訂

    (一) 招標段銷售合同簽訂:

    1. 客戶對中標結果無任何異議,按照中標結果簽訂銷售合同。

    2. 客戶未完全按中標結果執行或有買標需求的,需要代理公司與頻道一科進行投放確認,確認可以投放后,預約合同簽訂。媒介員在簽訂時明確告知客戶名稱、付款方、客戶需求產品、選擇投放排期并確認,合同簽訂員與媒介員對上述信息核對無誤,簽訂銷售合同。

    (二) 套播、套售銷售合同簽訂:

    1. 中標客戶完全按照中標結果執行,且對于標書中所給予套售、套播資源無任何異議,直接簽訂套售、套播合同。

    2. 未完全按中標結果執行的客戶、買標客戶以及對套售套播額度有專門申請的客戶,需要與頻道一科進行溝通,確認招標段合同的投放情況后,預約合同簽訂。媒介員在簽訂銷售合同時明確告知客戶名稱、付款方、客戶需求產品、選擇投放排期并確認,合同簽訂員與媒介員對上述信息核對無誤,簽訂套播、套售銷售合同。

    (三) 通案產品銷售合同簽訂:

通案產品是指廣告中心面向所有客戶銷售的廣告產品。合同簽訂員根據媒介員的預約進行合同簽訂,媒介員在簽訂時明確告知客戶名稱、付款方、客戶需求產品、投放排期等信息,確定金額無誤后提交合同。

    (四) 專案產品銷售合同簽訂:

專案是指為特定客戶定制的廣告產品??蛻敉ㄟ^客服科提交專案產品需求,專案產品設計完成且客戶確認投放后,媒介員到業務大廳進行合同簽訂。在簽訂時須攜帶專案方案蓋章復印件,明確告知客戶名稱和付款方等信息,根據招商方案進行合同簽訂,確定金額無誤后提交合同。

    (五) 區域代理通案產品銷售合同簽訂:

媒介員到業務大廳進行合同簽訂。合同簽訂員根據區域代理公司媒介員的預約進行合同簽訂,媒介員在簽訂時明確告知客戶名稱、付款方、代理公司名稱、區域代理公司名稱、客戶需求產品、投放排期等信息,確定金額無誤后提交合同。

    (六) 區域代理專案產品銷售合同簽訂:

區域代理公司通過渠道科提交區域客戶的專案產品需求,區域代理產品設計完成且客戶確認投放后,媒介員到業務大廳進行合同簽訂。合同簽訂員根據媒介員的預約進行合同簽訂,媒介員在簽訂時須攜帶專案方案蓋章復印件,明確告知客戶名稱、付款方、代理公司名稱、區域代理公司名稱、客戶需求產品、投放排期等信息,確定金額無誤后提交合同。

    (七) 承包銷售合同簽訂:

合同簽訂員根據媒介員的預約,按承包協議及相關批示簽訂承包合同,確定金額無誤后提交合同。

 

     二、 銷售合同補播、退款處理:

     1. 媒介員在廣告播出后2個月內到業務大廳合同執行科6號窗口提交調取監播核查報告的申請,合同簽訂員根據申請到監播科調取“核查報告”。

     2. 承包公司或區域代理公司媒介員在廣告播出2個月以后調取監播核查報告、或對補播意見存異議,需要將申請以書面形式提交到渠道管理科,由渠道管理科轉交合同執行科,統一報監播科調取“核查報告”。

     3. 非承包公司或區域代理公司媒介員在廣告播出2個月以上調取監播核查報告、或對補播意見存異議,需要將調取申請提交到客戶服務科,由客戶服務科轉交合同執行科,統一報監播科調取“核查報告”。

 

      三、 合同分期播前付款:

     客戶如因支付能力或對于產品執行情況調整投放計劃的,可以申請在播出前分期支付合同款。

     1. 客戶或廣告公司將合同款分期支付申請以書面形式遞交客戶服務科或渠道管理科。

     2. 分期申請審批通過后,由客戶服務科或渠道管理科通知廣告公司預約辦理業務。

 

     四、 銷售合同變更(已簽產品變更)

     1. 客戶原因合同終止

     1) 常規購買產品合同終止。如果客戶申請的終止日期距播出2個工作日以上,直接將合同所簽資源退款,辦理退款業務。如果客戶申請的終止日期已經超過播出日期,由客戶申請調取監播核查報告,根據監播結果辦理合同終止和退款業務。

     2) 專案產品、區域代理產品、通案組合產品、簽約認購、招標段合同終止??蛻粜柘认蚩蛻舴湛苹蚯揽铺岢鼋K止投放申請,待申請批準后可以終止投放后,預約辦理合同終止業務,并對已經播出的日期申請調取監播核查報告,根據監播結果辦理合同終止業務。

     3) 如客戶申請終止日期超過合同簽訂的播出日期,且因客戶自身原因沒有簽訂版本而未播出的,則不予以退款或補播。

     2. 產品回報變更:如因節目原因發生資源變更,客戶先與相關客戶服務科組和頻道科組溝通,確定變更投放方案后,預約辦理合同補簽替換業務。

     3. 產品回報增加:如因節目原因發生資源增加,客戶先與相關客戶服務科組和頻道科組溝通,確認增加的資源需要簽訂銷售合同,預約辦理簽訂增量合同。

     4. 節目終止:因節目變更原因造成合同無法繼續執行,由客戶服務科或渠道科通知廣告代理公司來中心辦理合同變更業務,并準備相關審批文件交予合同執行科。

 

      五、 銷售合同打印

     1. 合同簽訂員提交合同后,生成當期付款計劃。付款計劃默認為“合同一次性付款”。如客戶申請分期付款,根據申請,按 照日期區間計算當期需付金額,或根據當期支付的金額計算可播出日期區間,生成當期的付款單。

     2. 根據付款單金額,打印銷售合同,如分期付款還需打印分期交款合同,合同一式四份。

     3. 合同簽訂員與媒介員在合同上簽字,廣告中心保留一份合同歸檔備查,代理公司保留三份合同。

     4. 合同簽訂員只打印收款合同,如媒介員需要詳細的播出排期情況(播出次數、位置、時長等),可以自行打印。

 

     第三條  銷售合同復核與審批時限

     一、 所有銷售合同需要監審部復核后方能有效,復核周期為1個工作日。

     二、 如合同的金額、折扣、套售套播額度等項目發生改變,合同需要科長、部門主任、中心主任三級審批,審批周期為1個工作日。審批通過后的合同需要再進行復核,通過后合同生效。

 

    第四條  銷售合同交款

    一、 媒介員通過微信預約平臺預約交款業務。

    二、 媒介員按照預約日期和叫號,到專門交款柜臺辦理交款業務。

    三、 媒介員填寫廣告代理公司交款信息單1份,并提交2份合同原件與支票。

 

    第五條業務咨詢:

    對于在前臺窗口無法處理的業務,合同簽訂員會及時呼叫相關人員對業務進行解答咨詢。

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